為加強農(nóng)機購置補貼檔案資料的管理，準確、完整、系統(tǒng)地反應(yīng)農(nóng)機購置補貼工作全過程，便于社會監(jiān)督和查閱，2013年，新疆察布查爾縣農(nóng)機局安排專人，對2007年至2011年的農(nóng)機購置補貼機具各類檔案進行再次核對、整理、歸類，確保資料規(guī)范、完整、準確。

一是加強補貼機具檔案管理硬件建設(shè)。在縣農(nóng)機局設(shè)立了檔案室，配備了檔案柜、電腦、打印機等辦公設(shè)備，明確專人負責檔案收集、整理和日常管理，實行“誰負責、誰簽字”的原則，明確責任、嚴明紀律。

二是建立健全檔案管理制度。建立了《察布查爾縣農(nóng)機購置補貼檔案管理制度》，并按照制度要求，強化了基礎(chǔ)性資料的積累和管理，對補貼資料歸檔、保管、查閱等進行了統(tǒng)一要求，對項目實施全過程所形成的資料進行有效管理，確保補貼檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化。

三是健全檔案內(nèi)容及歸類。配置了標準的檔案盒，印制了統(tǒng)一的檔案邊標，對農(nóng)機購置補貼資料進行再次整理，將購機補貼申請表、購機者身份證明復印件、補貼指標確認通知書、人機合影照片、公示材料等資料進行分類建檔，做到戶戶建檔、人機統(tǒng)一、手續(xù)齊備、資料齊全。同時進行歸類管理，裝訂成冊，以便于相關(guān)資料的查閱和上級部門的檢查。

四是及時錄入上報檔案信息。安排專人認真做好購機補貼信息的錄入、上報工作，根據(jù)新疆農(nóng)機購置補貼管理系統(tǒng)要求，將補貼機具的檔案信息進行審核、整理后，及時進行數(shù)據(jù)錄入、公示等，確保補貼檔案的時效性。同時對電子檔案實行專機管理，并購置專門移動存儲設(shè)備及時備份，確保數(shù)據(jù)、準確。